Podiumsdiskussion zur elektronischen Rechnung

Handwerksbetriebe sollten Thema kurzfristig und aktiv angehen

Guido Badjura von Softwareunternehmen Datev führte mit einem Impulsvortrag in das Thema E-Rechnung ein. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen. Anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung enthält eine E-Rechnung die Rechnungsinformationen in einem maschinenlesbaren Datensatz. Referent Badjura betonte, dass Handwerksbetriebe sich frühzeitig mit den gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnung auseinandersetzen sollten. Bereits seit 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Wichtig ist dabei, zwischen einer echten E-Rechnung (z. B. im XRechnungs- oder Zugpferd-Format) und einem einfachen PDF zu unterscheiden - nur Erstere erfüllen die Anforderungen. Ein Zugpferd-Format ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, das ein menschenlesbares PDF-Dokument mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Der Experte empfahl: "Handwerksbetriebe sollten ihre Buchhaltungsprozesse digitalisieren und prüfen, ob die von ihnen benutzte Software E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren kann."

Ein reibungsloser Datenaustausch mit Steuerberatern sei ebenfalls notwendig, um doppelte Arbeit und Fehler zu vermeiden. Badjura sprach sich dafür aus, Mitarbeiter entsprechend zu schulen und interne Abläufe anzupassen. Der Umstieg bringe langfristig Effizienzgewinne, etwa durch automatisierte Verarbeitung und schnellere Zahlungsabwicklung. Handwerksbetriebe sollten das Thema aktiv angehen, um Fristen einzuhalten und wettbewerbsfähig zu bleiben.

In einer Podiumsdiskussion lieferten drei weitere Referenten gemeinsam mit Guido Badjura und dem stellvertretenden BEB-Vorsitzenden Detlef Kuhnert als Moderator Hintergrundinformationen zur E-Rechnung: Rechtsanwalt Birger Clausen vom Sächsischen Baugewerbeverband, Steuerberaterin Dr. Sybille Schielenski und Rolf-Henrik Guntau vom Softwareunternehmen Löwer sensibilisierten für Fallstricke der E-Rechnung.

Detlef Kuhnert: Wie motiviert man seine Teams, in einem Handwerkerbetrieb auf die E-Rechnung umzustellen?

Guido Badjura: Meine Erfahrung ist: Am Anfang sind die Kunden häufig verunsichert. Bisher hat man eine PDF-Rechnung verschickt, jetzt ist es eine in einem anderen Format. Bisher musste man seine Papierrechnung nehmen und alle Daten abschreiben. Zukünftig geht das mit einem Doppelklick. Es kann durchaus unheimlich Zeit sparen. Man muss sich fragen, ob der Prozess in der digitalen Welt nicht vielleicht auch ein besserer ist.

Kuhnert: Was ist die Folge, wenn sich ein Handwerksbetrieb nicht mit der E-Rechnung auseinandersetzt?

Dr. Sybille Schielenski: Schon beim Rechnungseingang sollte man als Handwerker nicht vergessen, dass man eine ordnungsgemäße Rechnung braucht, um sich den Vorsteuerabzug zu sichern. Dieser geht ansonsten verloren. Nur Betriebe, die eine echte E-Rechnung erhalten, dürfen sich die Vorsteuer ziehen. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen ist bereits seit Anfang 2025 gültig. Ich muss es so klar sagen: An den rechtlichen Grundlagen ist nichts mehr zu rütteln.

Birger Clausen: Die meisten Banking-Software-Lösungen können mittlerweile schon die XML-Datensätze lesen. Ich kann Handwerksbetrieben empfehlen: Probieren Sie es einfach mal aus. Ihnen fliegt der Vorsteuerabzug noch nicht heute um die Ohren, aber ab 2028. Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Umsatz müssen allerdings bereits heute E-Rechnungen ausstellen und empfangen.

Zuschauer: Empfiehlt es sich aktuell zweigleisig zu fahren, mit E-Rechnungen und klassischen Papier-Rechnungen?

Dr. Schielenski: Das würde ich nicht empfehlen. Wenn jemand zwei identische Rechnungen ausstellt, einmal als Papier und einmal als E-Rechnung, dann kann es zu einer doppelten Buchung kommen. Dann schuldet der andere Aussteller auch die doppelte Umsatzsteuer. Es wird außerdem unangenehm, wenn man bei Kleinbeträgen die Papierform wählt und dann eine Rechnung auf einen höheren Betrag korrigiert werden muss, die dann die E-Rechnung erfordert.

Kuhnert: Was muss eine Software-Lösung heute leisten, um E-Rechnungen effizient in die bestehenden Prozesse zu integrieren?

Rolf-Henrik Guntau: Alle unsere Kunden schreiben heute bereits Rechnungen im sogenannten Zugpferd-Format. Der Sinn von Elektronik ist allerdings nicht, dass Sie wieder Papier daraus machen. Wenn Sie eine elektronische Rechnung bekommen, müssen Sie diese genau so im Original weiterleiten. Bei den Ausgangsrechnungen können Kunden bei uns wählen zwischen dem Zugpferd-Format und dem XRechnungs-Format. Beim Einlesen der Rechnung haben wir eine Routine entwickelt, die erkennt, ob eine E-Rechnung eingeht, die auch wirklich dem erforderlichen Standard entspricht.

Kuhnert: Herr Clausen, welche besonderen Herausforderungen sehen Sie für die Handwerksbetriebe und Bauunternehmen?

Clausen: Einerseits geht’s natürlich darum, sich rechtssicher aufzustellen, damit man keinen Ärger mit dem Finanzamt befürchten muss. Andererseits betrifft dies auch die Kundenbeziehung, auf die Sie sich einstellen müssen. Auch die Kunden benötigen ab 2028 verpflichtend eine E-Rechnung, egal welcher Größenordnung. Handwerksbetriebe machen sich unter Umständen auch schadensersatzpflichtig, wenn sie nicht die richtigen Rechnungsdateien ausstellen.

Zuschauer: Fördermittel für den Umstellungsprozess können Unterstützung bieten. Setzen Sie sich mit Ihrer zuständigen Handwerkskammer in Verbindung. Fragen Sie beim Betriebsberater nach, ob es eine Fördermöglichkeit gibt.

Kuhnert: Wie wird sich die Rechnungswelt in den nächsten Jahren tatsächlich verändern?
Dr. Schielenski: Die Rechnungswelt wird sich dahingehend verändern, dass wir im ersten Schritt die E-Rechnungspflicht für nationale Umsätze haben, anschließend folgt das EU-weite Ausrollen der E-Rechnung. Am Ende des Tages geht es um gemeldete Daten und das Verhindern von Missbrauch.

Kuhnert: Was ist Ihr wichtigster praktischer Rat für Handwerksbetriebe?

Dr. Schielenski: Wer in seinem Handwerksbetrieb bisher noch nicht mit der Umstellung begonnen hat, sollte sofort damit anfangen und nicht erst morgen, damit er sich nicht zukünftig mit zusätzlichen Problemen herumschlagen muss.

Guntau: Keine Angst vor der E-Rechnung. Es ist nicht so kompliziert, wie es klingt. Gehen Sie auf Ihren Software-Lieferanten zu. Dann wird es eine gute Lösung geben.

Badjura: Es gab mal einen Slogan im Handwerk: Einfach machen. Es gibt wirklich viele Möglichkeiten. Keine Ängste haben. Gehen Sie auf Ihren Softwareanbieter und auf Ihren Steuerberater zu.

Clausen: Passen Sie auf, dass Sie datensicher, am besten verschlüsselt kommunizieren. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter oder in Ihrem Verband oder Ihrer Handwerkskammer nach, die unterstützen Sie bei der Umsetzung. aus FussbodenTechnik 04/25 (Wirtschaft)